Conditions générales de vente

Version mise à jour le 15 avril 2015

  

Article 1 : Application des Conditions Générales de Vente

Les présentes Conditions Générales de Vente (CGV) s’appliquent aux prestations liées à l’organisation de réunions fournies par les ESPACES VOCATION PARIS.

Toute réservation implique de la part du Client l’adhésion entière et sans réserve aux présentes CGV, à l’exclusion de tout autre document.

Seules des Conditions particulières  de vente signées par les ESPACES VOCATION PARIS pourront déroger aux présentes CGV.

 

Article 2 : Réservation

La réservation du Client est définitivement enregistrée par les ESPACES VOCATION PARIS, lors de la réception d’un exemplaire d’un devis daté et signé par le Client.

La non-réception du règlement des arrhes prévues au devis ouvrira de plein droit à ESPACES VOCATION PARIS la possibilité d’annuler la réservation par courrier simple ou email adressé au service réservataire. Le Client demeurera néanmoins tenu de verser l’intégralité des sommes exigibles au jour de l’annulation.

 

Article 3 : Organisation de la réservation

3.1      Hébergement

Si le Client ne réserve pas directement l’hébergement auprès de l’hôtelier, le Client s’oblige à adresser par écrit la liste nominative des participants à la convention, ainsi que la liste d’attribution des chambres, au plus tard 14 jours ouvrés avant la date d’arrivée prévue. Toutes les pénalités mises à la charge  des ESPACES VOCATION PARIS par l’hôtelier seront intégralement supportées par le Client.

3.2      Restauration

Le Client doit préciser par écrit le nombre exact de couverts prévus pour chaque repas trois jours ouvrés avant la date du début de la manifestation.

3.3      Mise à disposition des Espaces

Le Client devra informer les ESPACES VOCATION PARIS avant la date de l’évènement de toute modification sensible du nombre de participants à la manifestation.

En tout état de cause, si le nombre de participants s’avérait inférieur au nombre prévu sur le devis, le Client pourra se voir attribuer un autre espace que celui initialement prévu, pour des raisons inhérentes à la gestion de l’établissement. Cette modification des locaux mis à disposition ne saurait donner droit au versement d’une quelconque indemnité.

 

Article 4 : Modification des prestations

Toute demande de modification des prestations du devis accepté doit être adressée par écrit aux ESPACES VOCATION PARIS.

Faute d’acceptation écrite des ESPACES VOCATION PARIS dans les huit jours ouvrés de la réception de la demande, le contrat sera exécuté par ESPACES VOCATION PARIS dans les termes et conditions déterminées dans le devis accepté par le Client.

 

Article 5 : Annulation

La facturation étant faite sur la base des prestations réservées, le Client est invité à prêter la plus grande attention aux Conditions d’annulation exposées ci-après : les annulations de tout ou partie de la réservation initiale doivent être adressées par écrit. Les jours énoncés ci-dessous s’entendent en jours ouvrés (i.e. sauf samedi, dimanche et jours fériés).

Le Client pourra, à tout moment, avant le premier jour de la manifestation, annuler sa réservation dans les conditions suivantes :

 

5.1      Annulation totale :

Sans frais, en cas de notification d’annulation reçue au plus tard à J-21.

En cas d’annulation plus tardive, le Client s’engage à verser une indemnité forfaitaire d’annulation d’un montant égal à :

-   50% du montant HT du devis en cas de notification d’annulation reçue entre J-20 et J-10,

-   90% du montant HT du devis en cas de notification d’annulation reçue après J-10.

 

5.2      Annulation partielle

Jusqu’à 15% de l’effectif :

Annulation avant J-2 : sans frais.

Annulation entre J-2 et J : 100% du montant HT du devis.

Entre 16 et 20% de l’effectif :

Annulation avant J-21 : sans frais

Annulation de J-21 à J-5 : 50% du montant HT correspondant du nombre de participants annulés

Annulation de J-5 à J : 100% du montant HT correspondant du nombre de participants annulés

Plus de 20% de l’effectif :

Les conditions d’annulation totale s’appliquent au prorata de l’effectif annulé.

 

Article 6 : Délogement

En cas de non-disponibilité de salles, ou en cas de force majeure, les ESPACES VOCATION PARIS se réservent la possibilité de faire héberger totalement ou partiellement les participants dans un autre espace du groupe ou dans un espace à proximité et de catégorie équivalente pour des prestations de même nature, les frais inhérents au transfert restant à la charge des ESPACES VOCATION PARIS, qui ne pourront être recherchés en paiement d’une quelconque indemnité.

 

Article 7 : Heures supplémentaires

Les ESPACES VOCATION PARIS sont ouverts tous les jours de 9h à 18h, sauf samedi, dimanche et jours fériés.

La mise à disposition des Espaces en dehors des heures d’ouverture font l’objet de devis spécifiques.

Au-delà de ces horaires ou des horaires contractuellement définis, des frais de location supplémentaires seront appliqués sur la base des tarifs en vigueur.

 

Article 8 : Modalités de règlement

Les factures sont payables à réception.

Le montant des arrhes est déduit de la facture finale (solde) sous réserve de l’application éventuelle d’indemnités d’annulation.

En cas de désaccord sur une partie de la facture, le Client s’oblige à payer sans retard la partie non contestée et à indiquer par écrit aux ESPACES VOCATION PARIS le motif de la contestation.

Toutes prestations et/ou consommations ne figurant pas au devis devront être réglées individuellement par les participants auprès des prestataires concernés (hôtels, restaurants,…). A défaut de règlement par un ou plusieurs participants de prestations réclamées en sus des prestations incluses au devis (extras, repas,…), une facture complémentaire sera adressée au Client qui s’oblige à la régler à réception.

 

Article 9 : Intérêts de retard

Tout retard de paiement donnera lieu à la facturation d’intérêts de retard calculés au taux de refinancement de la Banque Centrale Européenne, en vigueur au jour de la prestation, majoré de 10 points, sans mise en demeure préalable, dans les conditions prévues à l’article L441-6 du code de commerce.

Tous les frais que les ESPACES VOCATION PARIS seraient amenés à supporter au titre de recouvrement de sa créance seront dus par le Client.

  

Article 10 : Ventes ambulantes

Le Client s’engage à fournir aux ESPACES VOCATION PARIS l’autorisation écrite municipale (espace de moins de 300 m²) ou préfectorale (espace de plus de 300m²) obligatoire, 15 jours au moins avant la date de début de la manifestation, lorsque la location des locaux a pour objet la vente au détail ou la prise de commande de marchandises précédées de publicité.

En aucun cas la location ne pourra excéder la durée visée sur l’autorisation municipale ou préfectorale, les ventes ne peuvent excéder deux mois par année civile.

La non-obtention de l’autorisation écrite entraîne l’application des conditions d’annulation visées à l’article 5.

 

Article 11 : Assurance – Détérioration – Casse – Vol

En aucun cas les ESPACES VOCATION PARIS ne pourront être tenus responsables des dommages de quelque nature que ce soit, en particulier en cas d’incendie ou de vol, susceptible d’atteindre les objets ou matériels déposés par le Client ou les participants à l’occasion de la manifestation objet de la présente réservation.

Le Client doit assurer la garde des biens et matériels apportés par lui-même ou les participants, notamment les vestiaires. Le Client fera son affaire de la souscription de toute police d’assurance (Dommages – responsabilité civile) qu’il jugera nécessaire.

Le Client est responsable de l’ensemble des dommages causés par son intermédiaire (notamment par les participants ou leurs invités) et s’engage, en cas de dégradation des lieux mis à disposition, à supporter les coûts de remise en état de ces lieux.

 

Article 12 : Recommandations

Le Client s’engage à n’inviter aucune personne dont le comportement est susceptible de porter préjudice à l’établissement, ce dernier se réservant le droit d’intervenir si nécessaire. Le Client s’engage à faire respecter par les participants et leurs invités l’ensemble des consignes et règlements des ESPACES VOCATION PARIS (notamment l’interdiction de fumer dans les locaux à usage collectif). Le Client veillera à ce que les participants ne perturbent pas l’exploitation de l’établissement ni ne portent atteinte à la sécurité de l’établissement ainsi que des personnes qui s’y trouvent.

 

Article 13 : Force Majeure

Les ESPACES VOCATION PARIS pourront se dégager de leurs obligations ou en suspendre l’exécution s’ils se trouvent dans l’impossibilité de les assumer du fait de la survenance d’un évènement exceptionnel, ou d’un cas de force majeure, et notamment en cas de destruction totale ou partielle de l’établissement, grève, etc…. Les arrhes perçus seront restitués.

 

Article 14 : Réclamations 

Toute contestation et/ou réclamation ne  pourra être prise en compte que si elle est formulée par écrit et adressée à ESPACES VOCATION PARIS dans un délai maximum de 8 jours après la fin de la manifestation.

 

Article 15 : Tribunal compétent

De convention expresse, les litiges relatifs à l’exécution ou l’inexécution des engagements nés de l’acceptation d’un devis des ESPACES VOCATION PARIS relèveront de la seule  compétence du tribunal de commerce de NANTERRE.

 

 

 

Conditions Générales de Vente au format PDF