Terms & Conditions

Version au 1er septembre 2013


ARTICLE 1 : APPLICATION DES CONDITIONS GENERALES DE VENTE

 

Les présentes Conditions générales de Vente (CGV) s’appliquent aux prestations liées à l’organisation de réunions fournies par le ou les établissements visés au devis ci-joint.

Les CGV sont adressées au Client en même temps que le devis afin de lui permettre d’effectuer sa réservation. Toute réservation implique donc de la part du Client l’adhésion entière et sans réserve aux présentes CGV, à l’exclusion de tout autre document tel que prospectus, documents commerciaux, etc…

En cas de contradiction entre les dispositions figurant sur le devis signé par le Client et celles figurant aux présentes CGV, les dispositions du devis sont seules applicables.

 

ARTICLE 2 : RESERVATION

La réservation du Client est définitivement enregistrée par le ou les établissements visés au devis, lors de la réception d’un exemplaire de ce devis dûment daté et signé par le Client, revêtu du Cachet du Client et de la mention « Bon pour accord ».

La non-réception du règlement d’arrhes de 50% du montant total à J-30 de la manifestation entraînera la caducité de la réservation.

 

ARTICLE 3 : ORGANISATION DE LA RESERVATION      

 

3.1 HEBERGEMENT

Le Client doit adresser par écrit (fax, email ou courrier) la liste nominative des participants à la convention, ainsi que la liste d’attribution des chambres, au plus tard 14 jours avant la date d’arrivée prévue. Les chambres réservées sont mises à disposition des bénéficiaires dans les conditions prévues par l’hôtel partenaire, le jour d’arrivée. Les chambres doivent être libérées selon les conditions énoncées par l’hôtel partenaire le jour du départ, tout dépassement de ce délai pouvant entraîner la facturation d’une nuitée supplémentaire au tarif public affiché.

 

3.2 RESTAURATION

Le Client doit préciser par écrit le nombre exact de couverts prévus pour chaque repas trois jours ouvrables avant la date de début de la manifestation. Si le Client opte pour des plateaux repas, il devra également préciser par écrit le choix du menu trois jours ouvrables avant la date du début de la manifestation.

 

3.3  MISE A DISPOSITION DES ESPACES

Le Client devra informer les Espaces Vocation Paris avant la date de l’évènement de toute modification sensible du nombre de participants à la manifestation.

En tout état de cause, si le nombre de participants s’avérait inférieur au nombre prévu sur le devis, le Client pourra se voir attribuer un autre espace que celui initialement prévu, pour des raisons inhérentes à la gestion de l’établissement. Cette modification des locaux mis à disposition ne saurait donner droit au versement d’une quelconque indemnité.

Les tarifs proposés pourront être modifiés si le nombre de participants effectifs est inférieur à 50% du nombre initialement prévu. 

 

ARTICLE 4 : MODIFICATION DES PRESTATIONS

Toute demande de modification des prestations par rapport au devis accepté doit être adressée par écrit aux Espaces Vocation Paris.

Faute d’acceptation écrite des Espaces Vocation Paris dans les huit jours de la réception de la demande, le contrat est réputé perdurer selon les termes et conditions déterminées dans le devis accepté par le Client.


ARTICLE 5 : ANNULATION

 

La facturation étant faite sur la base des prestations réservées, le Client est invité à prêter la plus grande attention aux Conditions d'annulations ci-après :

 

Les annulations, de tout ou partie de la réservation initiale, doivent être adressées par écrit.

 

5.1 Conditions d’annulation totale :

Avant le premier jour de la manifestation

En cas de notification d’annulation reçue à J-30, les arrhes seront restituées au Client.

En cas de notification d’annulation reçue entre J-29 et J- 10, l’établissement conservera les arrhes versées à titre d’indemnité.

En cas de notification d’annulation reçue à J- 10, le Client devra régler la totalité du montant de la prestation figurant au devis.

 

5.2 Conditions d’annulation partielle :

Jusqu’à 15 % de l’effectif :

Annulation avant J-2, sans frais.

Annulation de J-1 à J, 100 % du montant total du devis.

Entre 16 et 20 % de l’effectif

Annulation avant J-30 : sans frais.

Annulation de J-29 à J-7 : 50 % du montant total du nombre de participants annulés.

Annulation de J-7 à J : 100 % du montant total du devis.

Plus de 20% de l’effectif : les conditions d’annulation totale s’appliquent.

 

ARTICLE 6 : DELOGEMENT

En cas de non-disponibilité de salles ou en cas de force majeure, les Espaces Vocation Paris se réservent la possibilité de faire héberger totalement ou partiellement les participants dans un autre espace du groupe ou dans un espace de proximité et de catégorie équivalente pour des prestations de même nature, les frais inhérents au transfert restant à la charge des Espaces Vocation Paris, qui ne pourront être recherchés en paiement d’une quelconque indemnité.


ARTICLE 7 : HEURES SUPPLEMENTAIRES

Les Espaces Vocation Paris sont ouverts de 9h à 18h, du lundi au vendredi.

La mise à disposition des espaces en dehors des heures d’ouvertures font l’objet de devis spécifiques.

Au-delà de ces horaires ou des horaires contractuellement définis, des frais de location supplémentaires seront appliqués sur la base des tarifs en vigueur.


ARTICLE 8 : MODALITES DE REGLEMENT

Les factures sont payables à réception.

Le montant des arrhes est déduit de la facture finale (solde) sous réserve de l’application éventuelle d’indemnités d’annulation.

En cas de désaccord sur une partie de la facture, le Client s’oblige à payer sans retard la partie non contestée et à indiquer par écrit aux Espaces Vocation Paris le motif de la contestation.

Toutes prestations et/ou consommations devront être réglées individuellement par les participants auprès des prestataires concernés (hôtels, restaurants,…). A défaut de règlement par un ou plusieurs participants de prestations réclamées en sus des prestations incluses au devis (extras, repas,…), la facture sera adressée au Client qui s’oblige à la régler à réception.

 

ARTICLE 9 : INTERETS DE RETARD

Tout retard de paiement donnera lieu à la facturation d’intérêts de retard calculés au taux de refinancement de la Banque Centrale Européenne, en vigueur au jour de la prestation, majoré de 10 points, sans mise en demeure préalable, dans les conditions prévues à l’article L441-6 du Code de commerce.

Tous les frais que les Espaces Vocation Paris seraient amenés à supporter au titre de recouvrement de sa créance seront dus par le Client.

 

ARTICLE 10 : VENTES AMBULANTES

Le Client s’engage à fournir à l’établissement l’autorisation écrite municipale (salle de moins de 300 m²) ou préfectorale (salle de plus de 300m²) obligatoire, 15 jours au moins avant la date de début de la manifestation, lorsque la location des locaux a pour objet la vente au détail ou la prise de commande de marchandises précédées de publicité.

En aucun cas la location ne pourra excéder la durée indiquée sur l’autorisation municipale ou préfectorale, les ventes ne peuvent excéder deux mois par année civile.

La non-obtention de l’autorisation écrite entraîne l’application des conditions d’annulation visées à l’article 5.

 

ARTICLE 11 : ASSURANCES - DETERIORATIONS - VOL - CASSE

En aucun cas les Espaces Vocation Paris ne pourront être tenus responsables des dommages de quelque nature que ce soit, en particulier en cas d’incendie ou de vol, susceptible d’atteindre les objets ou matériels déposés par le Client ou les participants à l’occasion de la manifestation objet de la présente réservation.

Le Client doit assurer la garde des biens et matériels apportés par lui-même ou les participants, notamment les vestiaires. Le Client fera son affaire de la souscription de toute police d’assurance (Dommages – responsabilité civile) qu’il jugera nécessaire.

Le Client est responsable de l’ensemble des dommages causés par son intermédiaire (notamment par les participants ou leurs invités) et s’engage, en cas de dégradation des lieux mis à disposition, à supporter les coûts de remise en état de ces lieux.

 

ARTICLE 12 : RECOMMANDATIONS

Le Client s’engage à n’inviter aucune personne dont le comportement est susceptible de porter préjudice à l’établissement, ce dernier se réservant le droit d’intervenir si nécessaire. Le Client s’engage à faire respecter par les participants et leurs invités l’ensemble des consignes et règlements des Espaces Vocation Paris (notamment l’interdiction de fumer dans les locaux à usage collectif). Le Client veillera à ce que les participants ne perturbent pas l’exploitation de l’établissement ni ne portent atteinte à la sécurité de l’établissement ainsi que des personnes qui s’y trouvent.

 

ARTICLE 13 : FORCE MAJEURE

Les Espaces Vocation Paris pourront se dégager de leurs obligations ou en suspendre l’exécution s’ils se trouvent dans l’impossibilité de les assumer du fait de la survenance d’un évènement exceptionnel, ou d’un cas de force majeure, et notamment en cas de destruction totale ou partielle de l’établissement, grève, etc…. Les arrhes perçues seront restituées.


ARTICLE 14 : RECLAMATIONS

Toute contestation et réclamation ne  pourra être prise en compte que si elle est formulée par écrit et adressée à Espaces Vocation Paris dans un délai maximum de 8 jours après la fin de la manifestation.

 

ARTICLE 15 : JURIDICTION

De convention expresse, les litiges relatifs à l’exécution ou l’inexécution des engagements nés de l’acceptation d’un devis des Espaces Vocation Paris relèveront de la seule  compétence du tribunal de commerce de NANTERRE.